A auditoria interna remota é um processo novo para a maioria de nós auditores e empresas auditadas. E por ser algo novo é que temos que revisitar esse prática com os cuidados necessários relacionados ao planejamento, execução, apresentação dos resultados e acompanhamento das ações para que a qualidade da avaliação , visão de risco e os resultados da auditoria impactados. Baseado nessa nova experiência compartilho esse artigo com algumas dicas que foram importantes para mim e que talvez sejam úteis para vocês também. Vejam elas:

  • Agenda da Auditoria

Faça uma agenda bem alinhada com a empresa. Considerando que é uma auditoria remota, não necessariamente precisa acontecer em dias seguidos com horários cheios, você pode programar um período para realização de modo que possa ofertar datas e horários que além de atender as necessidades do cliente e as demandas da auditoria possam lhe conferir maior flexibilidade.

  • Acordos Prévios

Reforçar as questões de confidencialidade por parte auditor em relação as informações da empresa que serão repassadas, informar que as imagens não serão gravadas ou fotografadas. Importante acordar mutuamente que em caso de interrupções no momento do uso das tecnologias por problemas técnicos ou de força maior a auditoria poderá ser interrompida e feito novo agendamento. Aproveite a Reunião de Abertura para trazer esses pontos e deixe também descrito no contrato de prestação do serviço.

  • Documentação

Faça uma lista dos principais documentos relacionados ao escopo da sua auditoria e solicite o envio pelo cliente para que você possa fazer a leitura e análise prévia, assim poderá atuar de forma mais objetiva, com foco nas entrevistas com os auditados e solicitação dos registros de conformidade. Os documentos podem ser disparados pelo cliente por e-mail ou através de algum drive disponibilizado pela internet, como o google drive por exemplo. Importante checar a política com as permissões sobre essa disponibilização junto ao cliente.

  • Comunicação

Manter comunicação com o responsável do cliente pela auditoria interna em casos de mudanças no planejamento, arranjos no dia da auditoria e na intermediação das entrevistas. De acordo com a agenda aprovada os horários e processos a serem auditados já podem gerar a criação da reunião na plataforma a ser utilizada e bloqueio no calendário dos envolvidos. Assim, como um grupo de WhatsApp com os gestores das áreas que serão auditadas poderá ser criado para

  • Tecnologia 

Defina junto com o cliente as tecnologias de comunicação que serão utilizadas para realização da auditoria considerando as entrevistas, reuniões, tour virtual e recebimento das evidências. Teste as ferramentas antes da auditoria. Existem várias ferramentas disponíveis, como exemplo: whatsapp, zoom, webex, google hangout, Skype e etc. Veja a que melhor se adapta a realidade e que são permitidas pela política da tecnologia da informação do seu cliente.

  • Tour Virtual

Se possível, faça um tour virtual nas instalações do cliente considerando as facilidades para funcionários (vestiários, banheiros, refeitórios e etc.), área externa, área de resíduos, armazenamento de materiais e produto acabado, plataforma de recebimento, laboratórios e produção (no caso de uma auditoria de segurança de alimentos, você pode focar nos PCC e PPRO). Separe um tempo para isso. O cliente pode usar o próprio celular para fazer essa apresentação das áreas. Importante checar previamente a funcionalidade da internet nesses locais e aprovações sobre o uso do celular. Se você já conhecer a empresa esse tour será mais facilitado. Avalie o que é relevante para sua amostragem.

  • Amostragem

Seja objetivo na escolha da amostra para avaliação da conformidade. Solicite as evidências de forma organizada e quando apresentadas, anote a conformidade ou não conformidade para elaboração do relatório. Pode ser que os operadores se locomovam até uma sala para entrevista, se isso acontecer, procure orientar e fazer essas entrevistas de forma ordenada para evitar aglomerações.

  • Relatório de Auditoria

Definir modelo do relatório de auditoria e a forma como as evidências da auditoria serão descritas, tanto de conformidade quanto de não conformidade, assim como, prazo de entrega e resposta do cliente quando do recebimento.

  • Empatia

Procure exercer a empatia com os auditados, para a maioria dos envolvidos a auditoria remota é algo novo e que requer a interação com novos elementos de comunicação, tecnologia e na forma de se apresentar, condições essa que pode gerar comportamentos de timidez ou dificuldade de expressão.

Estamos vivendo um momento onde a adaptabilidade é um elemento essencial. Precisamos buscar capacitação e estar com a mente aberta para compreender a nova demanda entregando resultados confiáveis e com valor agregado aos clientes.

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