Um dos desafios da gestão da qualidade é o atendimento dos objetivos e metas estabelecidas pela organização, nessa hora que o conhecimento e capacitação dos profissionais envolvidos é muito importante, pois eles necessitarão utilizar meios para ajudar a definir, mensurar, analisar e propor soluções para os problemas que possam afetar a melhoria continua dos processos e consequentemente as entregas esperadas.

Você já ouviu falar em Ferramentas de Qualidade? Tenho certeza que algumas delas você já usou!

Vou lhe ajudar a entender, elas são um conjunto de técnicas estatísticas que visam à melhoria dos processos, dos produtos e dos serviços permitindo melhor entendimento sobre a forma como alcançar os objetivos e obter uma visão das tendências que podem levar ao atendimento desses.

O Método PDCA (Plan, Do, Check and Act) também conhecido como ciclo de Deming ou Ciclo da Melhoria Contínua pode ser implementado em conjunto com as ferramentas da qualidade. Vamos ver as 4 etapas do PDCA:

• Planejar: Nesta etapa é importante definir o problema e reconhecer sua importância, desdobrar em problemas menores que podem ser facilmente resolvidos, realizar análise de causas e definir ações, responsáveis e prazos para bloqueio das causas.
• Fazer: Executar tudo que foi planejado na etapa 1;
• Verificar: O resultado esperado foi alcançado? Tudo que foi planejado foi executado?
• Agir: Caso algo tenha dado errado, volte para etapa 1 e verifique o que pode ter acontecido.

O contrário (resultado positivo) o mesmo deve ser padronizado para que a recorrência do problema seja prevenida e o resultado ser compartilhado com todos.

O importante é você escolher quais ferramentas da qualidade serão úteis para cada etapa do PDCA.

Vamos citar aqui alguns exemplos dessa ferramentas, sendo elas:

– 5W2H

É considerada uma ferramenta que tem como objetivo esclarecer questionamentos, auxiliar no planejamento de ações, na resolução dos problemas, na decisão em relação a ações corretivas e preventivas.

A sua aplicação requer o estabelecimento de algumas perguntas:

• What ? (O que?): Nesta deve se definir o que será feito de fato, o que deverá ser implantado para eliminar a causa de um problema, por exemplo;
• Why? (Por que?): Razão pelo qual a decisão do que foi proposto seja implantado;
• Where? (Onde?): Local onde será desenvolvida a ação;
• When? (Quando?) Prazo de execução;
• Who? (Quem?): Responsável ou área responsável pela ação;
• How? (Como?): As estratégias, métodos devem ser planejados para desenvolvimento da ação que foi estabelecida;
• How much? (Quanto?): Com base nos recursos necessários definir os custos envolvidos.

O 5W2H pode ser utilizado para definição de planos de ação, planos estratégicos, planilhas de monitoramento de procedimentos operacionais padrões e definição de projetos ou processos.

– Brainstorming:

Conhecido com tempestade de idéias tem como objetivo principal reunir as principais causas para resolver um problema específico, despertando a criatividade de todos e desenvolvimento de novas ideias.

Importante que quando o Brainstorming for utilizado em uma reunião é que pessoas com diferentes conhecimentos sobre o tema participem e as regras sejam definidas no início.

São algumas regras: definir o problema, não devemos criticar ou julgar as idéias colocadas em questão e o máximo de ideias possíveis devem ser geradas para podermos definir qual será a melhor para resolução do problema específico.

Muitas hipóteses de causas irão surgir, você pode anotar cada uma delas em post its, agrupar as que forem iguais e depois propor uma seleção junto com o time das causas mais prováveis.

Anote aí as características do brainstorming:

• Auto-expressão livre de inibições ou preconceitos individuis ou do grupo;
• Liberação da criatividade;
• Mente aberta, ou seja, capacidade de aceitar e conviver com as diferenças conceituais e multidisciplinares;
• Ausência de julgamento prévio;
• Registro de ideias;
• Capacidade de síntese;
• Delimitação do tempo;
• Ausência de hierarquia durante o processo.

5 Porquês:

É uma ferramenta simples de resolução de problemas que foi criada por Taiichi Ono, pai do Sistema de Produção Toyota e consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender o que aconteceu (a causa-raiz).  Pode se utilizar mais ou menos) do que 5 perguntas na análise. O número 5 vem da observação de Ono de que esse número costuma ser suficiente para se chegar a causa raiz

Ele usa um conjunto específico de etapas, com instrumentos associados, para encontrar a causa primária do problema, de modo que você pode: determinar o que aconteceu, determinar por que isso aconteceu e descobrir o que fazer para reduzir a probabilidade da recorrência.

É importante reunir as pessoas envolvidas no problema e iniciar a utilização dos “5 Porquês”:

• 1º porque, temos um sintoma;
• 2º porque, temos uma desculpa;
• 3º porquê, temos um culpado;
• 4º porquê, temos uma causa;
• 5º porquê, temos a causa raíz.

Quer aprender mais sobre o uso dessas ferramentas e conhecer outras? E como elas podem ser úteis para gestão da empresa em que atua? Então vem com a gente que em breve publicaremos um artigo com as 7 ferramentas da qualidade criadas por Kaoru Ishikawa e ainda temos um curso programado sobre assunto no link a seguir: https://s2gestao.com.br/cursos-e-eventos/curso-online-ferramentas-da-qualidade/

Referências utilizadas:

http://apostilasdaqualidad.com.br

Livro: Gestão da Qualidade – FGV Management – Marshall Junior, Isnard et al.