O mapeamento de processos consiste em criar um diagrama de fluxo de trabalho com o objetivo de conseguir uma visão mais clara de um processo e facilitar a execução das atividades.

Mapear os processos de negócio é uma forma inteligente de compreender todas as etapas necessárias para concluir um fluxo de trabalho. Com este mapeamento, os colaboradores, e principalmente, a alta direção pode ter uma visão geral de como os processos são executados, os papéis e responsabilidades, onde melhorias são necessárias e a interação entre os processos. É possível visualizar o começo, meio e fim de um fluxo de trabalho. 

Existem várias metodologias que podem ser úteis no mapeamento de processos, uma delas é o SIPOC (Supplier, Input, Process, Output and Customer ou Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes) que resulta em um diagrama muito detalhado. Pode parecer difícil a princípio, mas, na verdade, é uma das maneiras mais intuitivas e práticas de entender rapidamente as fases de um processo quando as coisas começam e terminam com entradas e saídas.

Para facilitar a aplicação da ferramenta SIPOC veja algumas dicas abaixo:

• Fornecedores: quem submete as informações para iniciar o processo?
• Entradas: que informações essa pessoa insere?
• Processo: o que fazer com esta informação?
• Saídas: qual é o resultado após processá-la?
• Clientes: para quem você entrega as informações processadas?

Não existe um jeito certo e único de mapear seus processos – você deve escolher qual metodologia usar de acordo com o nível de detalhe que procura e com o porte da sua empresa. A aplicação do mapeamento é essencial para que se possa enxergar de forma clara o fluxo de atividades, pessoas e recursos envolvidos no processo, do começo ao fim.

Existem 6 passos importantes para o mapeamento de processos:

1. Levantamento de informações

É aqui que você realmente entende como as coisas acontecem em seu processo. Identifique quem fazem o que, como fazem, quanto tempo demoram e quais recursos precisam. Colete todas as informações que puder. Você pode usar observação e entrevistas para colher as informações necessárias – e não se esqueça de anotá-las!

2. Defina limites

Identifique onde/quando o processo começa e onde termina. Chamamos de entrada todas as atividades/gatilhos que iniciam um processo, e saída todos os resultados finais. Às vezes, um processo tem mais de um objetivo, e é importante mapear todos eles para determinar todos os resultados possíveis.

3. Identifique fornecedores e clientes

Identificar quem são as principais pessoas envolvidas em um processo é tão importante quanto identificar onde e quando o processo começa e termina. Além da equipe responsável por executá-lo e gerenciá-lo, existem mais duas figuras relevantes: fornecedores e clientes. Os fornecedores são responsáveis por iniciar o processo e os clientes são os que recebem o resultado.

4. Liste e ordene as ações 

Agora que você sabe onde as coisas começam e terminam, é hora de listar as etapas intermediárias: use um verbo de ação para começar a descrever cada etapa, ou tarefa. Você pode se ater às informações estritamente necessárias, ou optar por entrar em detalhes para cada ação. 

5. Regras de negócio 

Aqui você precisa de um conhecimento profundo do processo, da estratégia de negócios e de como as coisas se conectam e se correlacionam. As regras de negócio são condições que facilitam as decisões, como aquelas relacionadas as responsabilidades e autoridades que envolvem liberação de produto, contato com partes interessadas externas e recurso financeiros, por exemplo.

6. Revisar e otimizar

Depois que seu fluxograma estiver pronto, verifique se o processo está realmente sendo executado da maneira esperada. As pessoas envolvidas realmente seguem o fluxo ideal? Existem etapas ausentes, ou etapas redundantes que possam ser eliminadas?

É essencial usar um sistema de controle para acompanhar a execução do processo. Isso o manterá na direção da melhoria contínua, executar processos eficientes e orientados por objetivos. 

As empresas que atuam em conformidade com sistemas de gestão baseados nas normas ISO 22000 e ISO 9001, por exemplo, naturalmente utilizam a abordagem de processo como uma premissa, uma vez que identificar seus processos e suas interações é um requisito que deve ser implementado, mantido e atualizado. 

O seu mapeamento de processo só estará finalizado quando:

• determinar e aplicar os critérios e métodos (incluindo monitoramento, medições e indicadores de desempenho relacionados) necessários para assegurar a operação e o controle eficazes desses processos; 
• determinar os recursos necessários para esses processos e assegurar a sua disponibilidade; 
• atribuir as responsabilidades e autoridades para esses processos; 
• abordar os riscos e oportunidades que possam impactar no atendimento da missão, visão e objetivos do seu negócio;
• avaliar esses processos e implementar quaisquer mudanças necessárias para assegurar que esses processos alcancem seus resultados pretendidos.